Selaras dengan penubuhan Institut Teknologi Kebangsaan (ITK) Universiti Teknologi Malaysia pada 14 Mac 1972, (kemudiannya namanya ditukar kepada Universiti Teknologi Malaysia pada 1 April 1975) pada asalnya, pejabat dikendalikan oleh Bendahari Maktab Teknik yang bertaraf Pegawai Kerja Kanan dengan kakitangan asal berjumlah 65 orang, majoriti terdiri dari buruh am dan kakitangan peringkat rendah.
Perakaunan sendiri (self-accounting) bermula pada Jun 1972 apabila Pejabat Bendahari mengambil alih sepenuhnya penyelenggaraan kewangan dari Kementerian Pelajaran. Pembayaran oleh Pejabat Bendahari bermula mulai Julai 1972. Tempoh antara Mac dan Jun 1972 adalah proses peralihan pengurusan kewangan dari Maktab Teknik. Segala urusan pembayaran dan peneriman diproses secara manual.
Urusan utama Pejabat Bendahari pada ketika itu adalah:
- Menentukan fungsi dan penyusunan pentadbiran kewangan yang pada masa Maktab Teknik dahulu diselenggarakan oleh seorang Pegawai Pentadbir di samping membantu pengetua dan menguruskan pentadbiran am serta personal, sebagai satu entitinya sendiri selaras dengan amalan di universiti lain
- Menyiapkan anggaran belanjawan institut (kemudiannya universiti) yang telah pun dimulakan pentadbiran Maktab Teknik dulu dan;
- Mengadakan kemudahan serta peralatan yang diperlukan segera untuk seluruh institut
Manakala fungsi dan susunan pentadbiran dibahagikan kepada 3 bahagian iaitu:
- Bahagian Kewangan Institut – perbelanjaan mengurus dan pembangunan termasuk gaji kakitangan, pengurusan tender dan kontrak.
- Bahagian Kewangan Pelajar – kutipan wang hemat diri, yuran persatuan pelajar, yuran pelajaran, bayaran asrama dan pembayaran elaun biasiswa/dermasiswa
- Bahagian Penyenggaraan – bertanggungjawab bagi penyenggaraan bangunan, tapak dan taman.
Di awal pengoperasian sebagai UTM pada 1973, bagi meningkatkan keberkesanan perkhidmatan, Pejabat Bendahari telah membuat pembaharuan dengan:
- Menukar sistem pembayaran pelajar dari bulanan kepada sistem penggal. Dimulakan pada 19 Jun 1973. Dipermodenkan secara mechanisation dengan penggunaan mesin-mesin NCR (National Cash Register).
- Menubuhkan Tabung Pinjaman dan Tabung Pendahuluan sebagai bantuan kepada para pelajar yag mengalami masalah kewangan.
- Dengan kelulusan Jawatankuasa Perjawatan & Kewangan, Pejabat Bendahari telah melaburkan wang universiti yang tidak perlu digunakan segera ke dalam simpanan tetap di bank dan membeli saham dari beberapa firma terkemuka.
Cabaran mengurus peruntukan terbesar adalah Pembangunan Kampus Johor, peruntukan permulaan bagi kerja-kerja pembersihan tapak dan penyediaan infra sahaja melibatkan kos sebanyak RM12 560 180.00.
Perpindahan beransur-ansur ke kampus induk Skudai mulai 1986 telah menukar kedudukan Pejabat Bendahari di kampus Kuala Lumpur menjadi cawangan. Seramai 20 orang staf dikekalkan manakala 80 lagi dipindahkan ke kampus Skudai.
Berkuatkuasa 1 April 1987, penstrukturan semula carta organisasi Pejabat Bendahari dibuat sebagai persediaan menjadikan kampus Skudai sebagai kampus induk. Bendahari yang sebelum ini diletakkan di bawah Timbalan Naib Canselor (Pembangunan), diletakkan terus di bawah Naib Canselor.
Untuk melancarkan lagi operasi di Pejabat Bendahari, maka beberapa unit telah diwujudkan mengikut kesesuaian tugas hakiki. Unit-unit tersebut adalah Unit Pembayaran, Unit Gaji dan Pinjaman, Unit Akaun dan Penerimaan, Unit Rekod Harta dan Setor, Unit Perolehan dan Belanjawan, Unit Pentadbiran dan Pembangunan Sumber Manusia dan Unit Biasiswa dan Akaun Pelajar.
Sesuai dengan peredaran masa dan teknologi, operasi Pejabat Bendahari telah melalui perubahan. Operasi secara manual ditukar sepenuhnya kepada sistem kerja berkomputer pada tahun 1995 untuk memastikan perkhidmatan kewangan kepada semua pemegang taruh dapat dilaksanakan dengan efisyen. Pada September 2013, pembayaran untuk staf UTM melalui Electronic Fund Transfer (EFT) telah berjaya dilaksanakan dan diperluas kepada pembekal serta individu luar pada tahun-tahun berikutnya di samping penerapan penggunaan e-commerce dalam pengurusan kewangan.
Peralihan persekitaran kerja manual kepada virtual dengan menggabungkan Sistem Informasi Penyelidikan dan Pembangunan (RADIS) dan sistem kewangan universiti telah melayakkan UTM untuk dinobatkan sebagai juara Anugerah Inovasi Sektor Awam (AISA) 2015 dalam kategori pengurusan kewangan yang juga merupakan kejayaan terbesar Pejabat Bendahari dalam usahanya memastikan penyampaian perkhidmatan berprestrasi tinggi. Peranan asal sebagai pengurus kewangan, setelah 50 tahun dilatih berdikari untuk menjana pendapatan.
Pejabat Bendahari terus berperanan utama menggembeleng kepakaran modal insannya untuk berkhidmat dengan berhemat secara cekap, amanah dan telus bagi mencapai visi untuk menjadi pusat perkhidmatan kewangan yang dinamik bagi menyokong aspirasi universiti melalui empat bahagian di bawahnya iaitu :
- Bahagian Pengurusan Bajet, Perakaunan dan Emolumen
- Bahagian Pentadbiran dan Bayaran
- Bahagian Kewangan Pelajar & Perolehan
- Bahagian Kemajuan Perniagaan, Aset dan Pematuhan
Pejabat Bendahari yang kini dinamakan sebagai Jabatan Bendahari telah diperkukuhkan dengan enam bahagian utama iaitu:
- Bahagian Pembangunan Sistem dan Kewangan Korporat
- Bahagian Pentadbiran, Penguruan Aset dan Pembayaran
- Bahagian Pengurusan Tunai, Bajet dan Akaun
- Bahagian Pengurusan Hasil dan Penjanaan
- Bahagian Pengurusan Perolehan dan ICT
- Bahagian Pengurusan Bayaran, Emolumen dan Pinjaman
Sumber : Laporan Tahunan UTM
Laporan Tahunan Jabatan Bendahari
Kemaskini : 7 Ogos 2023