PROGRAM / AKTIVITI / BENGKEL > 2016
PROGRAM / AKTIVITI / BENGKEL 2016
| BULAN | TARIKH | HARI | PERISTIWA |
| JANUARI | 20hb | Rabu | Taklimat Tahun Baru 2016 oleh Ketua Pustakawan kepada semua staf Perpustakaan UTMJB telah diadakan di Bilik Seminar 3. Taklimat meliputi kepentingan staf untuk memainkan peranan bagi menyokong Pelan Global UTM, pelan pembangunan Perpustakaan UTM untuk tahun 2016, KAI Perpustakaan UTM serta lain-lain isu semasa seperti pendidikan fleksibel, |
| JANUARI | 26hb | Selasa | Mesyuarat Jawatankuasa Induk 5S Perpustakaan UTM Bil. 1/2016 telah diadakan di Bilik Mesyuarat Utama, PSZ JB pada jam 11.00 pagi. Mesyuarat dipengerusikan oleh Cik Badariah Borham selaku Penyelaras Program 5S Perpustakaan UTM. |
| MAC | 1hb | Selasa | Mesyuarat Semakan Pengurusan Bil. 1/2016 bagi PSZKL telah dilaksanakan di Bilik Mesyuarat, PSZKL pada jam 9.00 pagi dan dipengerusikan oleh Timbalan Ketua Pustakawan (PSZKL). |
| MAC | 3hb | Khamis | Mesyuarat Semakan Pengurusan Perkhidmatan Bil. 1/2016 telah dilaksanakan di Bilik Mesyuarat Utama, jam 9.00 pagi dan dipengerusikan oleh Timbalan Ketua Pustakawan (Perkhidmatan).Mesyuarat Semakan Pengurusan Perancangan dan Pembangunan Bil. 1/2016 telah dilaksanakan dan dipengerusikan oleh Timbalan Ketua Pustakawan (Perancangan dan Pembangunan). |
| MAC | 6hb | Ahad | Mesyuarat Semakan Pengurusan PRZS Bil. 1/2016 telah dilaksanakan dan dipengerusikan oleh Timbalan Ketua Pustakawan (PRZS). |
| MAC | 29hb | Selasa | Mesyuarat Semakan Pengurusan Induk Perpustakaan UTM Bil. 1/2016 telah dilaksanakan pada jam 9.00pagi di Bilik Mesyuarat Utama, Bangunan PSZ JB dan dipengerusikan oleh Ketua Pustakawan. |
| APRIL | 4hb – 6hb | Isnin – Rabu | Bengkel Pengurusan Risiko Perpustakaan Mengikut Keperluan ISO 9001:2015 telah dijalankan di Bangunan PRZS. Prof Madya Hj. Mohd. Shoki Md. Ariff telah bertindak sebagai Fasilitator. Bengkel ini telah dihadiri oleh semua Ketua Bahagian dan AJK Kualiti. |
| MEI | 9hb | Isnin | Kursus Pendekatan Audit Dalam mengikut Keperluan ISO 9001:2015 dan Pemantapan Dokumentasi, Sistem Pengurusan Kualiti Perpustakaan UTM telah diadakan di Bilik Seminar 3, Bangunan PSZ, Perpustakaan UTM JB bemrula jam 9.00pagi-5.00petang. Fasilitator bagi kursus ini adalah Prof Madya Hj. Mohd. Shoki Md. Ariff dan telah dihadiri oleh semua pemilik proses. |
| MEI | 18hb | Rabu | Sesi pertama Program SPP dalam bahasa Inggeris telah dijalankan di PSZ JB dan PRZS JB sebagai program minggu bahasa Inggeris. Program ini menyaksikan kerjasama antara team SPP Perpustakaan UTM dan English Motivators. Program ini dijalankan secara berperingkat dan dihadiri oleh semua staf PSZ dan PRZS JB. |
| MEI | 31hb | Selasa | Perpustakaan UTM telah berjaya meraih kejayaan dalam CITRA KARISMA 2015 – Majlis Anugerah Kecemerlangan & Penghargaan UTM 2016 bagi anugerah berikut:- 1. Anugerah Kualiti Perkhidmatan (AKP) 2. Anugerah Teknologi Maklumat (ATM) 3. Anugerah Webometrics UTM 2015 bagi kategori Bukan Akademik. |
| JULAI | 14hb | Khamis | Taklimat “Awareness” kepada ISO 9001:2015 telah disampaikan oleh TKP(PK) selaku Wakil Pengurusan kepada semua staf Perpustakaan UTM JB bertempat di Bilik Seminar 3, jam 2.00 petang. Taklimat yang sama turut disampaikan kepada staf PSZ KL oleh TKP(PSZKL). |
| JULAI | 17hb | Ahad | Mesyuarat Pembukaan Audit Dalam telah diadakan di Bilik Mesyuarat Utama, Bangunan PSZ JB dan dipengerusikan oleh Ketua Pustakawan. Rujuk Jadual Audit Dalam 2016. |
| JULAI | 28hb | Khamis | Mesyuarat Penutup Audit Dalam Perpustakaan UTM 2016 telah diadakan di Bilik Mesyuarat Utama jam 11.00pagi. |
| OGOS | 3hb | Rabu | Mesyuarat Semakan Pengurusan Perkhidmatan Bil. 2/2016 telah dilaksanakan di Bilik Mesyuarat Utama, jam 2.15 petang dan dipengerusikan oleh Timbalan Ketua Pustakawan (Perkhidmatan). Mesyuarat Semakan Pengurusan Perancangan dan Pembangunan Bil. 2/2016 telah dilaksanakan dan dipengerusikan oleh Timbalan Ketua Pustakawan (Perancangan dan Pembangunan) di Bilik Mesyuarat Utama, jam 10.00 pagi. |
| OGOS | 4hb | Khamis | Mesyuarat Semakan Pengurusan PRZS Bil. 2/2016 telah dilaksanakan dan dipengerusikan oleh Timbalan Ketua Pustakawan (PRZS) di Bilik Mesyuarat Eksekutif, Perpustakaan Raja Zarith Sofiah. |
| OGOS | 9hb | Selasa | Mesyuarat Semakan Pengurusan Induk Perpustakaan UTM Bil. 2/2016 telah dilaksanakan pada jam 8.15pagi di Bilik Mesyuarat Utama, Bangunan PSZ JB dan dipengerusikan oleh Timbalan Ketua Pustakawan (Perancangan dan Pembangunan) . |
| OGOS | 16hb | Selasa | Emel peringatan daripada Wakil Pengurusan kepada semua Ketua Bahagian, Pemilik Proses dan AJK Kualiti seperti perkara berikut: 1. Pastikan tindkaan Pembetulan NCR dan OFI diambil tindakan dan ditutup atau di berikan jangkamasa tertentu bagi yang memerlukan Tindakan Jangka Panjang. 2. Pastikan semua borang PTP diserahkan kepada Wakil Pengurusan untuk semakan bagi memastikan laporan yg dibuat bertepatan/ditutup seperti mana teguran Audit Sirim 2015. |
| OGOS | 25hb | Khamis | Emel daripada Wakil Pengurusan kepada semua Ketua Jabatan berkenaan perkara berikut : 1. Pastikan semua pemilik proses di bawah seliaan masing-masing mengambil tindakan bagi borang OFI/NCR sebelum tarikh tutup pada 30 Ogos 2016. 2. Sekiranya Pemilik Proses ingin melanjutkan tarikh tutup tersebut bolehlah berbincang dengan Juruaudit Dalam. 3. Juruaudit Dalam juga diminta untuk membuat follow up terhadap perkara tersebut. |
| OKTOBER | 4hb | Selasa | Emel pemakluman oleh Wakil Pengurusan kepada semua staf Perpustakaan UTM berkenaan Audit pensijillan semula ISO 9001 dengan versi 2015 yang akan diadakan pada 19-20 Oktober 2016 oleh juruaudit dari SIRIM. Semua staf diminta bersedia dan memberi kerjasama sepanjang proses audit berlangsung. |
| OKTOBER | 6hb | Khamis | Wakil Pengurusan memaklumkan melalui emel berkenaan Audit Recertification ISO 9001 versi 2015 akan diadakan pada 19-20 Oktober 2016. Berikut adalah peringatan kepada Pemiik Proses dan Ketua Bahagian berkenaan persediaan yang perlu dilakukan : 1. Tindakan Pemilik Proses – Beri perhatian terhadap pengurusan risiko dalam setiap proses kerja – Pastikan juga staf di bawah seliaan ambil maklum terhadap pengurusan risiko dalam setiap proses kerja yang berkaitan. – Pastikan pemilik proses memberi taklimat ringkas pada staf tentang pengurusan risiko supaya mereka faham sekiranya ditanya oleh juruaudit. 2. Tanggungjawab Ketua Bahagian – Ambil perhatian dan peranan terhadap pengurusan risiko. Prosedur Pengurusan Risiko boleh dirujuk di portal SPK. |
| OKTOBER | 12hb | Rabu | Audit Lapangan Pengurusan Risiko telah diadakan oleh Jawatankuasa Audit Pengurusan Risiko yang melibatkan beberapa prosedur. Prosedur tersebut ialah : 1. Prosedur Pengurusan Bangunan – AKT(PB)/7.1.3 2. Prosedur Mengurus Perolehan Jurnal dan Media Elektronik – AKT(JME)/8.4 3. Prosedur Mengurus dan Mengendali Penyelenggaraan ICT – AKT(PMMP)/7.1.3 4. Prosedur Mengurus Penyusunan Bahan -AKT(PEN)/8.5.1 Audit tersebut melibatkan Proses Pengurusan Risiko seperti yang dinyatakan di Dashboard Pengurusan Risiko di dalam prosedur. Empat orang auditor Pengurusan Risiko yang terlibat iaitu Puan Nor Asikin Mohamed, Cik Haslina Othman, Puan Zaleha Atan dan Puan Zafarina Dol. Selain daripada itu, emel peringatan dari Wakil Pengurusan kepada Juruaudit Audit Dalam melibatkan beberapa perkara berikut : 1. Tindakan Audit Dalam 2016 yang masih berstatus ‘Belum Ditutup’ perlu dipantau kerana memerlukan jangkamasa tertentu untuk diselesaikan. 2. Selaku juruaudit, pemantauan kepada tindakan yang belum selesai perlulah dibuat. 3. Mencatat tarikh follow up audit yang sepatutnya terhadap proses yang berkaitan. |
| OKTOBER | 16hb | Isnin | Wakil Pengurusan mengumumkan tarikh terbaru untuk Audit Recertification SIRIM iaitu pada 31 Oktober – 1 November 2016 (Isnin – Selasa). |
| OKTOBER | 24hb | Isnin | Emel dari Wakil Pengurusan memaklumkan bahawa Audit ReCertification (Pensijilan semula) dari MS ISO 9001:2008 ke MS ISO 9001:2015 akan dijalankan oleh 2 orang Juruaudit SIRIM pada 31 Oktober hingga 2 November 2016 (Isnin – Rabu) di bangunan PSZ, PRZS dan PSZKL. Oleh yang demikian, semua staf diminta bersedia dan perlu peka bahawa audit kali ini adalah menggunakan versi ISO 9001:2015 di mana ianya memberi penekanan kepada Pendekatan Pengurusan Risiko dalam tiap proses kerja. |
| NOVEMBER | 3hb | Khamis | Wakil Pengurusan memaklumkan melalui emel bahawa Audit ReCertification (Pensijilan semula) dari MS ISO 9001:2008 ke MS ISO 9001:2015 telah dijalankan selama 3 hari di PSZ dan PRZS manakala 2 hari di PSZKL pada 31 Oktober hingga 2 November 2016 (Isnin – Rabu . Audit yang dijalankan pada kali ini adalah untuk menyemak dan mencari bukti pematuhan kepada Sistem Pengurusan Kualiti selaras dengan keperluan yang terdapat di piawaian ISO 9001:2015. Audit yang dijalankan adalah lebih intensif kerana terdapat beberapa elemen baru yang diperkenalkan terutamanya ‘Pengurusan Risiko’. Wakil Pengurusan juga berkongsi hasil dapatan dari audit tersebut di mana terdapat 1 NCR Minor (Non-conformance Report) dan 7 OFI (Opportunities for Improvement). Akhir sekali, beliau mengucapkan mengucapkan ribuan terima kasih atas komitmen serta teamwork yang baik yang telah diberikan oleh semua dalam menjayakan program ini sejak tahun 1997. |
| DISEMBER | 19hb | Isnin | Mesyuarat Post Recertification Audit ISO 9001:2015 dan Perancangan SPK 2017 yang melibatkan semua Ketua Jabatan telah diadakan di Bilik Mesyuarat PSZ pada jam 9.00 pagi. Agenda mesyuarat tersebut adalah seperti berikut :
|
Call
07- 5530136
Address
Urusetia Kualiti, Perpustakaan UTM
Universiti Teknologi Malaysia
81310 UTM Skudai, Johor Darul Takzim, Malaysia
lib-enquiryjb@utm.my
lib-enquirykl@utm.my
