17 Julai 2024, Rabu – Jabatan Perpustakaan Universiti Teknologi Malaysia (JPUTM) telah menjalani audit penarafan indeks tadbir urus. Audit ini telah diadakan pada hari Rabu dari pukul 9.00 pagi hingga 4.30 petang. Proses ini adalah penting untuk menilai kecekapan dan keberkesanan tadbir urus JPUTM dalam usaha meningkatkan kualiti perkhidmatan dan pengurusan.
Terdapat empat (4) orang pegawai yang terlibat dalam audit ini dari jabatan berbeza di UTM. Mereka adalah Encik Amyrudin bin Mohamad Mali dari Jabatan Bendahari, Dr. Norelyza binti Hussein dari Fakulti Kejuruteraan Awam (FKA), Puan Nor Qamariah binti Othman dari Jabatan Pendidikan (JPEND), dan Encik Mohd Azrul Amin bin Shahrol dari Fakulti Pengurusan (FM). Kehadiran mereka membawa kepakaran dan perspektif yang pelbagai, yang akan membantu dalam menjalankan audit dengan lebih menyeluruh dan objektif.
Audit ini diadakan di Bilik Mesyuarat Utama (BMU), Bangunan Perpustakaan Sultanah Zanariah (PSZ), Johor Bahru. Lokasi ini dipilih kerana kemudahannya yang lengkap dan suasana yang sesuai untuk menjalankan audit dengan lancar.
Tentatif Audit adalah seperti berikut:
9.00 – 9.15 pagi: Pengenalan kumpulan audit dan mesyuarat pembukaan.
9.30 – 10.30 pagi: Sesi pembentangan oleh Jabatan Perpustakaan UTM.
10.30 pagi – 12.30 tengah hari: Semakan komponen yang merangkumi:
1) Tadbir Urus Institusi
2) Pengurusan Kewangan
3) Pengurusan & Pembangunan Bakat
4) Perkhidmatan Teras Jabatan
5) Penyampaian & Perkhidmatan
Dalam proses audit penarafan indeks tadbir urus yang dijalankan pada 17 Julai 2024, dua (2) orang Liaison Officer memainkan peranan penting dalam memastikan kelancaran dan keberkesanan semakan komponen. Pegawai-pegawai ini adalah En. Zulkeflee Sarman dan Puan Zaleha binti Atan, di mana masing-masing membawa kepakaran dan pengalaman mereka dalam bidang yang berbeza.
Encik Zulkeflee Sarman, Timbalan Pendaftar JPUTM memfokuskan kepada Komponen Sumber Manusia. Dalam skop tugasnya, En. Zulkeflee bertanggungjawab untuk memastikan bahawa semua aspek berkaitan sumber manusia dalam perpustakaan dinilai dengan teliti. Hal ini termasuk pengurusan staf, pembangunan bakat, latihan dan perkembangan profesional, serta penilaian prestasi kakitangan. Peranan beliau adalah kritikal dalam memastikan jabatan mempunyai tenaga kerja yang kompeten dan bersedia untuk memberikan perkhidmatan terbaik kepada pengguna.
Puan Zaleha binti Atan, Timbalan Ketua Pustakawan (Automasi dan Multimedia) pula akan memfokuskan kepada Komponen Perkhidmatan Perpustakaan. Beliau bertanggungjawab untuk menilai kualiti dan keberkesanan perkhidmatan yang disediakan oleh perpustakaan, termasuk perkhidmatan digital dan multimedia. Tugas beliau merangkumi penilaian terhadap kemudahan automasi, penggunaan teknologi dalam perpustakaan, serta kepuasan pengguna terhadap perkhidmatan yang disediakan. Kepakaran Puan Zaleha dalam bidang automasi dan multimedia akan membantu memastikan perpustakaan terus relevan dan berdaya saing dalam era digital ini.
Audit ini bukan sahaja bertujuan untuk menilai prestasi semasa, tetapi juga untuk mengenalpasti peluang penambahbaikan dan memastikan Jabatan beroperasi mengikut piawaian tertinggi tadbir urus. Hasil daripada audit ini diharapkan dapat membantu JPUTM untuk terus memperkukuh organisasi mereka dan memperbaiki kelemahan yang ada, demi mencapai kecemerlangan dalam menyediakan perkhidmatan perpustakaan yang berkualiti tinggi.
Kesimpulannya, kerjasama dan komitmen penuh daripada semua staf JPUTM yang terlibat adalah kunci kejayaan audit ini. Diharapkan hasil audit ini akan membawa manfaat besar kepada JPUTM dan seterusnya menyumbang kepada peningkatan keseluruhan organisasi.