18 September 2025 (Johor Bahru) – Jabatan Perpustakaan UTM, UTM Johor Bahru telah menganjurkan Program Imbasan: Majlis Bersama Naib Canselor edisi September 2025 yang berlangsung secara dalam talian melalui platform Facebook Perpustakaan UTM. Bertemakan “Optimasi untuk Keutuhan Institusi”, program imbasan ini menekankan lima elemen utama yang perlu dibudayakan oleh warga universiti iaitu kesedaran dan etika, teladan kepimpinan, sistem dan proses kerja, penggalakan idea dan pengiktirafan serta pengukuran dan refleksi.
Program imbasan ini menampilkan dua orang panel jemputan, iaitu Dr. Zulkifli bin Hamisan @ Khair, Pensyarah Kanan Fakulti Sains Sosial dan Kemanusiaan UTM serta Puan Khairulbahiyah binti Yaakub, Ketua Pustakawan Perpustakaan UTM. Manakala moderator untuk sesi kali ialah Dr. Muhammad Abd Hadi Bunyamin, Eksekutif Penyelidik Pejabat Naib Canselor UTM.
Dalam sesi perkongsian ini, Dr. Zulkifli memulakan dengan menjelaskan konsep optimasi yang merujuk kepada usaha memaksimumkan keberkesanan melalui keseimbangan antara aspek maximising dan minimising. Beliau menegaskan bahawa sesebuah organisasi perlu meningkatkan kefahaman warga kerja di samping mengurangkan aduan pengguna bagi mencapai tahap keberkesanan yang optimum. Hal ini selari dengan karya One Mission: How Leaders Build a Team of Teams oleh Chris Fussell yang turut dikongsikan oleh Naib Canselor UTM dalam sesi perjumpaannya sebelum ini. Menurut beliau lagi, pelaksanaan optimasi bukan sahaja bergantung pada keberadaan pasukan yang kompeten, pemimpin yang berwibawa serta strategi yang tersusun, malah pemimpin merupakan pencetus dan tonggak utama dalam menggerakkan usaha optimasi tersebut.
Beliau turut berkongsi pengalaman peribadi semasa mengajar dengan menegaskan bahawa selain kebijaksanaan, karisma, kewibawaan dan keupayaan, setiap pemimpin juga harus memiliki sifat integriti kerana nilai tersebut merupakan teras utama dalam pembinaan pasukan yang kukuh. Kualiti kepimpinan berintegriti ini perlu disokong dengan gaya kepemimpinan yang menyantuni warga sebagaimana diteladani daripada tokoh kepimpinan agung, Nabi Muhammad SAW. Ketokohan baginda boleh dihayati melalui beberapa karya antaranya The Leadership of Muhammad tulisan Prof. John Adair, Muhammad The Entrepreneur oleh U. Ahmed serta karya Dr. Roy Casagranda.
Sehubungan itu, Patrick Lencioni dalam karyanya The Five Dysfunctions of a Team turut menegaskan bahawa pembinaan sesebuah pasukan yang berkualiti menuntut adanya kepimpinan yang padu dan bersepadu kerana kepimpinan merupakan aspek yang boleh dibentuk serta diasuh. Hal ini turut didukung oleh Simon Sinek di dalam bukunya, Leaders Eat Last yang menekankan bahawa seorang pemimpin hendaklah menghargai serta menyantuni pasukan mereka terlebih dahulu, khususnya anggota bawahan.
Puan Khairulbahiyah pula di dalam perkongsiannya menegaskan bahawa optimasi tidak seharusnya difahami hanya sebagai usaha menjimatkan kos semata-mata, sebaliknya meliputi peningkatan mutu, kepantasan dan keberhasilan impak yang tinggi kepada organisasi. Walaupun tugasan yang dijalankan mungkin masih berlandaskan proses kerja yang sama, penyesuaian terhadap kaedah baru yang lebih berkesan dan efisien merupakan intipati kepada optimasi. Justeru, pengoptimuman perkhidmatan, sumber manusia dan peruntukan perlu diberi penekanan bagi meningkatkan pengalaman pengguna. Menurut beliau, pendekatan ini wajar digerakkan secara seimbang melalui 70% optimasi, 20% inovasi dan 10% transformasi.
Beliau turut menekankan kepentingan penyepaduan data yang berfungsi sebagai asas penilaian dan rujukan bagi mengukur prestasi serta membuktikan keberkesanan strategi yang dilaksanakan. Melalui pengumpulan, analisis dan justifikasi data, organisasi dapat menilai tahap keberkesanan tindakan yang diambil serta memastikan strategi yang dirancang benar-benar mencapai matlamatnya. Dalam konteks kepimpinan pula, Puan Khairulbahiyah menegaskan bahawa pentadbir harus menjadi teladan dengan mengamalkan lean management dan agile leadership, di samping memperkukuhkan kejelasan (clarity) dalam pentadbiran. Beliau menegaskan bahawa usaha reskilling dan upskilling dalam kalangan staf juga amat diperlukan bagi melengkapkan warga kerja dengan kemahiran yang relevan dan bersesuaian dengan tuntutan semasa.
Akhir sekali, beliau mengajak warga universiti membudayakan pembelajaran sepanjang hayat agar sentiasa terbuka kepada ilmu dan pengetahuan baharu sebagai strategi menghadapi perubahan. Kolaborasi dengan fakulti dan pusat tanggungjawab juga penting supaya amalan optimasi benar-benar memberi manfaat kepada pelajar. Dalam masa yang sama, komunikasi rentas jabatan yang bersifat seamless perlu dihidupkan bagi menjamin kelancaran operasi serta keberkesanan organisasi universiti secara keseluruhan.
Antara soalan yang menarik perhatian adalah berkaitan isu pelaksanaan strategi organisasi yang melibatkan perihal intervensi di peringkat pengurusan sekiranya pasukan kerja yang terlibat dalam projek atau program-program tertentu tidak dapat menghasilkan output seperti yang diharapkan. Antara isu yang sering dikaitkan dengan perkara ini ialah ‘micro-managing’ yang sering dianggap sebagai elemen yang melemahkan dan merencatkan semangat bekerja di mana-mana jabatan.
Bagi menjawab persoalan ini, Dr. Zulkifli menekankan bahawa ketiadaan sifat saling mempercayai dalam pasukan akan membawa kepada amalan micro-managing yang hanya membuang masa. Justeru, beliau menegaskan bahawa kepentingan kerjasama berpasukan, hubungan jiwa serta pasukan yang saling mempercayai antara satu sama lain adalah penting. Manakala Puan Khairulbahiyah pula menegaskan bahawa pelaksanaan yang berkesan memerlukan empowered execution serta disokong oleh galakan dan insentif yang menjaga semangat warga kerja bagi satu-satu jabatan. Beliau menambah lagi, pemantauan berasaskan data dan statistik juga amat penting untuk memastikan strategi yang dilaksanakan benar-benar berkesan dan sesuai dengan beban tugasan yang telah diamanahkan.
Program yang berlangsung selama satu jam tiga puluh minit ini berjaya membuka ruang wacana tentang bagaimana optimasi boleh dijadikan budaya organisasi dalam memastikan kelestarian dan keutuhan institusi.
Author : AMIRA KHAIRIAH BINTI ABU BAKAR